Rakennuttamisen sudenkuoppia ovat vuosikymmenten ajan olleet tiedonhallinta, projektien aikataulutus, työmaan eri toimintojen yhteensovittaminen, muutostöiden hallinta, päätösten tekeminen ja kirjaaminen sekä kommunikointivaikeudet suunnittelijoiden, rakennuttajan ja urakoitsijoiden välillä.
Ei ole tavatonta, että pulmia syntyy jo hankkeen alkumetreillä. Jos esimerkiksi hankesuunnittelun tärkeissä työvaiheissa on oikaistu tai tiedonkulun ja työnjaon prosesseja ei ole mietitty etukäteen toimiviksi, luvassa on hankaluuksia.
Syvemmälle suohon joudutaan, jos ongelmia ei lainkaan huomata tai niihin ei reagoida ajoissa. Kaikki tarpeettomat virheet maksavat aikaa ja rahaa, mikä syö sekä tilaajan että loppukäyttäjien luottamusta koko rakennushankkeeseen.
Nopeampi, helpompi ja turvallisempi malli on myös taloudellisempi
SARAn tärkein tavoite on tuoda rakennushankkeisiin turvallisuuden tunnetta. Avoimuus, läpinäkyvyys ja tiedolla johtamisen kulttuuri muuttavat pikkuhiljaa koko rakennusalaa, ja SARA toimii tässä kehityksessä edelläkävijänä.
Modernien tiedonhallintatyökalujen lisäksi SARAlla on käytössään monipuolinen ja kokenut ammattilaistiimi, jolla on paljon kontakteja rakennusalan eri toimijoihin. Meidät SARAlla tunnetaan siitä, että jalkaudumme aktiivisesti työmaille ja teemme pikkutarkkaa työtä jo hankesuunnitteluvaiheessa.
Koska SARAn projektinjohtamisen malli on vanhoja, kankeita prosesseja nopeampi ja helpompi, se on tilaajalle myös taloudellisempi. Laadukkaalla projektinjohtamisella tilaaja saa varmuuden siitä, että hanke pysyy alusta loppuun hallinnassa.
Välitavoitteet pitävät rakennuttamisen aikataulun kurissa
Rakennushankkeet etenevät tyypillisesti suoraa janaa pitkin ehdotussuunnittelusta yleissuunnitteluun ja toteutussuunnitteluun. Kun työvaiheet etenevät näin portaittain vailla välitavoitteita, urakan eri osapuolet päätyvät usein odottamaan omaa työvuoroaan kädet taskuissa.
Me SARAlla olemme luopuneet tästä töksähtelevästä, syklisestä urakkavalmiuden mallista ja ottaneet käyttöömme lineaarisesti etenevän projektinhallinnan tavan. Projektinjohtamisemme peruspilari on se, että hanke etenee askel kerrallaan pieniä välitavoitteita pitkin kohti isompia päämääriä.
Kun rakennushanke pilkotaan atomeiksi ja kirjataan kaikki sen aikana tarvittavat työt tarkasti osa-alueittain sprintteihin, sähkösuunnittelijat, LVI-suunnittelijat, energiasuunnittelijat, pihasuunnittelijat ja kaikki muut hankkeen osapuolet voivat ryhtyä alustaviin töihin jo silloin, kun arkkitehti vasta viimeistelee piirustuksiaan.
Ei enää sähköpostien setvimistä
Jotta välitavoitteiden kirjaaminen ja niissä pysyminen onnistuisivat, tarvitaan erinomaista aikataulutusta ja joustavaa kommunikointia hankkeen eri osapuolten välillä. Kun kaikki tietävät koko ajan, mitä hankkeessa tapahtuu nyt ja seuraavaksi, myös viivästyksiin ja virheisiin voidaan puuttua hyvissä ajoin.
SARAlla huolehdimme siitä, että tieto kulkee ja pysyy tallessa helppokäyttöisissä tietopankeissa. Palaverimuistiot ja suunnitteluun liittyvät keskustelut eivät huku sähköposteihin eikä kenenkään aikaa tuhlaannu päätösten odotteluun.
- Smartsheet on interaktiivinen aikataulutusohjelma, jonne kirjataan kaikki hankkeen tehtävät, deadlinet ja määritelmät välitavoitteiden valmistumisesta.
- Autodesk Docs on osa Autodeskin Construction Cloud ekosysteemiä ja toimii pilvipohjaisena ”projektipankkina”, jonne tallennetaan kohteen kaikki hanketieto ja jossa tapahtuu suunnitelmien kommentointi.
Hyvät kommunikointivälineet mahdollistavat varhaisen puuttumisen
Me SARAlla uskomme avoimeen kommunikointiin. Tiedon panttaaminen kuuluu rakennushankkeiden johtamisen historiaan. Eteenpäin päästään ketterimmin, kun rakennuttajalla on turvanaan todelliseen ja ajantasaiseen tietoon perustuva selkänoja.
Hankkeille perustetaan Microsoft Teamsiin oma tiimi sekä tarvittavat kanavat (mitä vähemmän, sen parempi). Kanavilla keskustelut kerätään aiheotsikkojen alle, jolloin tieto pysyy järjesteltynä eikä sitä tarvitse etsiä useista keskusteluista.
Teamsissä keskustelut ovat kaikkien nähtävillä ja jokainen pystyy ottamaan asioihin kantaa, toisin kuin sähköpostissa, jossa vastaukseen kykenevä henkilö saatetaan liittää ketjun jatkoksi vasta 10 viestin jälkeen.
Viikkopalaverit ovat oivallinen tapa pitää kaikki hankkeen osapuolet kartalla ja hanke tapetilla. Viikkopalaverit sujuvat kätevästi Teamsissa, ja ajankohtaiset asiat saadaan niiden aikana käsiteltyä puolessakin tunnissa.
SARA huolehtii asiakkaista: jokainen oppii käyttämään ohjelmistoja
Pilvipohjaisiin palvelimiin perustuva projektinhallinta on monelle uutta, ja alkuun se saattaa tuntua vaikealta. SARAn omat projektiluotsit kouluttavat kaikki hankkeen osapuolet suunnittelijoista urakoitsijoihin käyttämään projektijärjestelmiä ja pitävät huolen myös siitä, että jokainen kirjaa työnsä vaiheet niihin säännöllisesti ja täsmällisesti.
Kun ohjelmistojen käyttäminen muuttuu rutiiniksi, kaikki rakennusprojekteihin perinteisesti liittyvät ongelmat helpottuvat. Tieto kulkee eikä siiloudu, aikataulut pysyvät hallinnassa ja muutoksiin voidaan reagoida nopeasti.